Почему бизнес может работать весь год и остаться без денег

Компания может весь год работать, выполнять заказы, оплачивать аренду, рекламу и другие расходы — и при этом по итогам года обнаружить, что свободных денег практически нет.

Именно так произошло у нас. Когда мы свели годовые цифры, выяснилось, что при существующей наценке мы фактически не сформировали запас на январь, февраль и март. Это заставило нас полностью пересмотреть отношение к наценке и регулярному контролю финансов.

Очень интересная ситуация произошла у нас в бизнесе. Мы отработали год, подвели итоги и поняли, что у нас практически нет денег в запасе на следующий период — январь, февраль и март, когда начинается несезон.

Раньше было по-другому. Работаешь, оплачиваешь аренду, зарплаты и остальные расходы, а деньги ещё остаются. Корпоратив перед этим отметили, год закончили, начали смотреть итоги — и вдруг понимаем: денег нет.

Мы собрали все суммы, свели данные в одну таблицу и увидели, что при существующем формате работы и минимальной наценке денег нам дальше просто не хватит. Если продолжать работать так же, через какое-то время бизнес начнёт уходить в минус.

Тогда мы стали считать, насколько нужно увеличить наценку, чтобы компании хватало денег не только на текущие расходы, но и на следующий период. Сначала добавили примерно 20%, а через некоторое время увеличили ещё примерно на 30%.

Если посмотреть на результат предыдущего года, получается, что мы фактически отработали его в ноль. На период, который должен был обеспечить бизнес деньгами в несезон, ничего не отложили. По нашей оценке, разница была больше 30%.

Поэтому, коллеги, будьте внимательны. Если вы каждую неделю, в середине месяца или хотя бы в конце месяца не смотрите, сколько денег у компании и на что их реально хватает, в конце года можно обнаружить серьёзный минус.

А обязательные расходы никуда не исчезнут. Нужно платить аренду, интернет, рекламу и другие постоянные расходы. Когда денег на это нет, для бизнеса это очень неприятный удар.

Обязательно считайте финансы и заранее понимайте, на сколько месяцев компании хватает денег. Это даёт возможность не просто работать сегодня, а переживать слабые периоды и продолжать жить на рынке.

Почему бизнес может работать весь год и остаться без денег

Одна из самых неприятных ситуаций для предпринимателя — обнаружить, что компания вроде бы весь год работала, заказы выполнялись, клиенты платили, обязательные расходы закрывались, но по итогам периода свободных денег практически не осталось. На первый взгляд это кажется странным: если бизнес работал, куда делись деньги?

У нас такая ситуация произошла именно в конце года. В течение сезона всё выглядело относительно нормально. Мы оплачивали аренду и остальные расходы, компания жила, работа шла. Но когда пришло время подводить итоги и готовиться к январю, февралю и марту, выяснилось, что нормального финансового запаса на этот период нет.

Именно в этот момент появляется главный вопрос: компания действительно заработала деньги или весь год просто обеспечивала собственную текущую деятельность?

Оплаченные счета ещё не означают, что бизнес прибыльный

Это очень важная разница. Предприниматель может смотреть на текущий счёт и видеть, что денег хватает на аренду, зарплаты, поставщиков, рекламу и другие обязательства. Возникает ощущение, что бизнес работает нормально.

Но сам факт того, что компания способна сегодня оплатить счета, ещё ничего не говорит о её финансовой устойчивости. Нужно понимать, что останется после всех расходов и сколько денег компания сможет перенести в следующий период.

Особенно это важно для сезонного бизнеса. Если известно, что после активного периода будут два или три слабых месяца, деньги на эти месяцы должны появиться не в январе. Их необходимо заработать и отложить заранее, в сильный период.

У нас проблема стала очевидной только после того, как мы свели показатели за достаточно большой период. В этот момент выяснилось: текущую работу мы обеспечивали, но финансовой подушки на несезон практически не создали.

Ошибка была не в одном месяце, а в самой модели работы

Когда мы увидели итоговые цифры, стало понятно, что проблема возникла не в декабре и не в каком-то одном неудачном месяце. Мы достаточно долго работали с минимальной наценкой.

Наценка позволяла обслуживать текущую работу, но практически не формировала запас. Пока поток заказов был нормальным, проблема не чувствовалась. Деньги приходили, расходы оплачивались, работа продолжалась.

Но как только мы посмотрели не на сегодняшний день, а на несколько месяцев вперёд, ситуация изменилась. Если сохранить ту же модель, то рано или поздно компания начнёт расходовать больше, чем у неё остаётся.

И это одна из самых опасных финансовых ошибок: бизнес может внешне выглядеть работающим, но при этом постепенно двигаться к моменту, когда ему просто не хватит денег на собственные обязательства.

Сколько на самом деле нужно зарабатывать с каждого заказа

После того как проблема стала очевидной, мы начали считать, сколько нужно добавлять к стоимости работы, чтобы бизнес не просто закрывал текущие расходы, а создавал деньги на следующий период.

Сначала мы увеличили наценку примерно на 20%. Через некоторое время пришлось ещё раз пересмотреть подход и поднять её дальше. Здесь важны не сами проценты как универсальное правило. Для другой компании цифры будут совершенно другими.

Главный принцип в другом: цена должна учитывать не только непосредственную себестоимость конкретного заказа. Бизнес должен оплачивать из своей маржи всю систему — постоянные расходы, работу сотрудников, рекламу, управление, возможные переделки, слабые месяцы и развитие компании.

Если после всех этих расходов ничего не остаётся, предприниматель фактически работает ради оборота.

Финансовый резерв нужно создавать до начала несезона

Для сезонного бизнеса финансовая подушка — не абстрактная рекомендация. Это деньги, из которых компания будет платить обязательные расходы в период, когда заказов становится меньше.

Арендодатель не уменьшит аренду только потому, что наступил январь. Интернет, реклама, сервисы, бухгалтерия, сотрудники и другие постоянные расходы также могут остаться.

Поэтому предпринимателю необходимо заранее понимать три цифры: сколько компания тратит в среднем за месяц, сколько месяцев может длиться слабый период и какая сумма должна находиться в резерве к его началу.

Если, например, бизнес заранее знает, что впереди три сложных месяца, нельзя ждать наступления первого из них, чтобы начать думать, где взять деньги. Финансирование этого периода должно формироваться в сезон.

Почему смотреть финансы только в конце года слишком поздно

Самая большая ошибка в нашей ситуации была в том, что настоящую картину мы увидели уже после завершения большого периода. Если бы аналогичный расчёт делался регулярно, проблему можно было заметить раньше.

Не обязательно каждый день строить сложные финансовые модели. Но собственник должен регулярно видеть хотя бы основные показатели: сколько денег пришло, сколько ушло, какие обязательства впереди, сколько реально осталось и на сколько времени этого остатка хватит.

Для одной компании такой контроль нужен каждую неделю. Для другой достаточно полноценного анализа два раза в месяц. Но формат «посмотрим в конце года» слишком опасен.

Финансы бизнеса нужно контролировать примерно так же, как уровень топлива в автомобиле. Смотреть на него после того, как машина уже остановилась, поздно.

Что собственнику стоит проверять регулярно

Не всегда нужна сложная финансовая система, особенно если компания небольшая. Но несколько вопросов предприниматель должен уметь задать в любой момент.

Сколько денег сейчас есть у компании? Какие обязательные платежи предстоят в ближайший месяц? Сколько денег останется после их оплаты? Есть ли резерв? Сколько месяцев компания сможет работать, если продажи временно снизятся? Достаточна ли текущая наценка для покрытия не только себестоимости заказа, но и расходов всей компании?

Отдельно полезно смотреть итог по завершённым месяцам. Не просто оборот, а реальный финансовый результат. Большой оборот сам по себе ещё не означает хороший бизнес. Можно провести через компанию много денег и по итогам практически ничего не оставить.

ГЛАВНОЕ ЗА 1 МИНУТУ

• Бизнес может активно работать весь год и при этом не сформировать финансовый запас.
• То, что компания сегодня оплачивает все счета, ещё не означает, что она финансово устойчива.
• В сезонном бизнесе деньги на слабые месяцы необходимо зарабатывать заранее.
• Минимальная наценка может покрывать текущую работу, но не оставлять денег самой компании.
• Наценку нельзя оценивать только относительно себестоимости конкретного заказа.
• Собственнику важно видеть не только оборот, но и фактический остаток после всех расходов.
• Финансовое состояние лучше проверять регулярно, а не один раз в конце года.
• В нашей ситуации проблема стала очевидна только после сведения всех данных, и после этого нам пришлось пересматривать наценку.

ЧЕК-ЛИСТ ДЛЯ СОБСТВЕННИКА

Проверьте свой бизнес прямо сейчас:

• Сколько денег находится на счетах и в кассе?
• Какие обязательные расходы предстоят в ближайший месяц?
• Сколько останется после их оплаты?
• Есть ли у компании финансовый резерв?
• На сколько месяцев его хватит?
• Есть ли сезонное снижение продаж?
• Сколько денег необходимо отложить до его начала?
• Какая фактическая маржа остаётся после выполнения заказа?
• Учитывает ли ваша цена постоянные расходы бизнеса?
• Смотрите ли вы финансовый результат каждую неделю или хотя бы каждый месяц?
• Знаете ли вы, сколько компания реально заработала за последний месяц, а не только какой был оборот?

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

Почему бизнес работает, а денег всё равно нет?

Потому что поступления денег ещё не равны прибыли. Значительная часть выручки может уходить на себестоимость, аренду, зарплаты, рекламу и другие расходы. Если маржи недостаточно, после всех платежей компании практически ничего не остаётся.

Как понять, что наценка слишком маленькая?

Нужно смотреть не только на прибыль по отдельному заказу, но и на итоговый результат бизнеса. Если после оплаты всех расходов компания не формирует прибыль и резерв, действующей наценки может быть недостаточно.

Нужно ли просто повышать цены на 20 или 30 процентов?

Нет. Это цифры из конкретной истории. Для каждой компании необходимо делать собственный расчёт исходя из себестоимости, постоянных расходов, объёма продаж и требуемого финансового результата.

Зачем бизнесу финансовая подушка?

Она позволяет оплачивать обязательные расходы в периоды снижения продаж, задержек оплат или других временных сложностей без панического поиска денег.

Как часто нужно считать финансы?

Частота зависит от бизнеса, но собственник должен видеть основные показатели регулярно. Для многих компаний разумно контролировать движение денег еженедельно и подводить полноценный результат каждый месяц.

Чем оборот отличается от реального результата?

Оборот показывает, сколько денег прошло через компанию. Реальный финансовый результат показывает, сколько осталось после выполнения работ и оплаты всех связанных с бизнесом расходов.

Что опаснее всего в такой ситуации?

То, что проблему можно долго не замечать. Пока деньги постоянно приходят от новых клиентов, кажется, что всё нормально. Настоящая ситуация становится заметна только тогда, когда поток заказов снижается или наступает период повышенных расходов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Эта история для меня стала хорошим уроком. Мы не оказались без работы, у нас не исчезли клиенты, компания продолжала выполнять заказы. Проблема была гораздо менее заметной: мы слишком долго работали в модели, при которой денег хватало на сегодняшний день, но практически ничего не оставалось на завтра.

Когда свели цифры, стало понятно, что так продолжаться не может. Пришлось пересматривать наценку и внимательнее относиться к финансовому результату каждого периода.

Поэтому мой главный совет предпринимателям здесь очень простой: не ждите конца года, чтобы узнать, есть ли у вашего бизнеса деньги. Смотрите цифры регулярно, понимайте свои обязательства, заранее создавайте резерв и считайте, действительно ли действующая наценка позволяет компании зарабатывать.

Если бизнес работает, но вы не понимаете, куда уходят деньги, не можете определить реальную прибыль или хотите разобраться, достаточна ли ваша наценка, такую ситуацию можем с вами отдельно разобрать.